「PDF文電通5專業版(Gaaiho)」(以下簡稱PDF文電通)是台灣軟體公司「棣南」(棣:ㄉㄧˋ)研發的PDF編輯軟體,我目前使用約一個月,先說結論,這套軟體挺適合學生、文書工作者與文史工作者,以功能而言,它也不算是一套很貴的軟體,以下說明我的接觸契機、軟體基本介紹與使用情境。
與PDF文電通的接觸: PDF文電通閱讀器
我開始接觸PDF文電通是一個多月前的事情。當時,我想要找一款能在PDF加上書籤的PDF軟體,然而這類軟體要不就是需要付費,要不就是需要把資料傳到網路上,要不就是中國製造,而我並不想把我手上的檔案暴露給別人看。
在網路上詢問朋友有無推薦的PDF編輯軟體,有人說他們公司是使用PDF文電通,是台灣軟體公司研發的PDF編輯軟體。雖然原價4900元實在不算便宜,不過跟原價超過兩萬元的Adobe Acrobat Pro相比實在不貴(更何況Acrobat現在還只能訂閱制,一個月要至少420元啊);此外以專業軟體而言,微軟Office個人版也要4290元,因此相對而言文電通原價其實並不算太高。
只是,即便我認同這售價合理,這價格對當時的我而言是一筆不小的開支。我抱著死馬當活馬醫的心態,找一下PDF文電通有無免費的PDF閱覽器,想不到真的找到了,是「PDF文電通閱讀器」,可在此下載:https://www.gaaiho.com/index.php/zh-tw/products/reader/pdf-reader-pc/overview
這應該是市面上免費的PDF閱讀器中最好用的,光是可以編輯書籤就贏過九成九的PDF閱讀器了,透過書籤整理PDF內容,可以讓內容一目了然,更何況是台灣製造,不需擔心資安問題。
我就這樣成為了它的愛用者,並在粉專發了一篇簡單的推薦文。想不到之後PDF文電通的研發公司棣南便聯繫我,詢問能否給我一套免費的PDF文電通讓我使用,並撰寫心得,於是你們便看到這篇貼文的誕生了。
PDF文電通5專業版:基本介紹
PDF文電通的英文叫「Gaaiho」,這詞源自於Amis(阿美族語)的您好:「nga’ay ho。」由這取名方式,也可以看出這套軟體的臺灣特色。
PDF文電通專業版由兩個程式組成:
- Gaaiho Doc:全功能的PDF編輯器,也是瀏覽PDF檔案的主要程式,除了一般PDF閱讀器能做的的註解、簽名,也可以針對個別PDF做文字、頁面裁切、插入、合併等編輯動作,甚至能比較兩個類似PDF檔案的不同之處。
- Gaaiho PDF Converter:可以將多個檔案個別或合併轉成PDF,或將PDF檔案轉換成其他格式(如Word、PowerPoint等)。另外,也能選擇數個檔案後按滑鼠右鍵,將不同格式的檔案轉換或合併為PDF檔。
透過上述兩個程式,便能將許多資料轉為PDF,不僅可以避免格式跑掉,也能將多種檔案格式的資料以PDF這種統一格式、同一檔案的方式整理得條理有序。以下我會針對身為「學生」與「文字、文史工作者」這兩種使用情境,說明我使用PDF文電通的方式。
學生的使用情境
使用情境一:掃描資料裁切與標記書籤
如果你跟我一樣是文科研究生,那你應該也會跟我面臨一樣的情況——許多資料尚未電子化。這些資料可以是以前的期刊,可以是絕版幾十年的書。有些書還可以透過圖書館借閱,但期刊是無法借閱的,要不就是當場閱讀,要不就是掃描或拍照留存電子檔。
掃描是保存資料比較好的方式,因為解析度較高也較清晰,但掃描常常會面對兩個問題:
- 掃描頁面的黑邊
- 掃描資料橫跨好幾個章節,不易閱讀。
比如以這篇PDF為例,可以看見明顯的黑邊,並且點開「書籤」時沒有任何標記,因此我無法知道目前篇章是什麼。
然而,PDF文電通可以輕鬆解決這兩個問題。
頁面黑邊是因為掃描區域沒有設定好所導致的,但只要透過Gaaiho Doc「文件」>「裁切」,調整上下左右要裁切多少,並且選定要裁切的頁數,便可以一次處理好所有掃描資料。同時,若是幾份資料合併且大小不同時,也能確認裁切頁面大小、調整邊界,讓頁面大小一致。
接下來,只要到左半邊點選新增書籤,便能在不同頁面上加上書籤。當瀏覽資料需要在許多頁面來回檢視時,書籤功能便會相當好用。當然,書籤功能其實在免費的「PDF文電通閱讀器」便已經有了。不過Gaaiho Doc不僅能編輯書籤,還能直接編輯PDF檔案本身,調動頁面前後順序,刪除沒掃描好的頁面、插入重新掃描的頁面等,自然在整理資料上更有優勢。
使用情境二:多資料合併
上述方式適用於資料僅有單一來源(如同一本書、雜誌)時,然而,文科研究生常遇到一種情況,那就是我們要掃描同一種刊物的許多期。這些文章雖然散布在不同期數,但都屬於同一雜誌,這些掃描檔時常是一篇文章就有一個檔案,在瀏覽時就要點開一堆PDF檔案,看起來總是有些凌亂。
這時,Gaaiho PDF Converter便派上用場!
你可以直接開啟Gaaiho PDF Converter程式,不過有個更直覺的方法可以一次合併多個檔案,也就是選取檔案後,透過右鍵來合併檔案:
你可以看到右鍵不僅有合併功能,也能轉換特定檔案為PDF檔之類。不過在整理資料方面,當然是複數檔案合併最方便。按下「合併為一個PDF」>「預設設定」後,便會打開Gaaiho PDF Converter。Converter可以用「選項」選擇讓檔名變成PDF內的書籤。更多詳細設定可以點下方的齒輪。
合併檔案不僅可以合併PDF,也可以合併圖片、Word檔、PDF檔等多種文件格式。如果你舉辦活動,有活動實體相片,又有相關書面報告或資料,要放在同一份文件;或者要做考察與踏查,去特定地方拍照,又想把這些相片跟文獻合併在同一份文件時,這個混合各類檔案合併的功能便相當好用。只要注意檔案的前後順序,合併後的頁面便會有正確的次序,在整理上會方便許多。
順帶一提,Gaaiho PDF Converter也可以批次將檔案轉換為PDF,或反過來將PDF轉換為各式檔案喔!
使用情境三:論文加密與浮水印
當初我寫完碩士論文後,還面臨最後一道關卡:論文加密。不知道其他學校是如何執行的,清大對論文加密的條件是,必須要鎖住複製、編輯等功能,只能讓讀者下載瀏覽與列印。
若使用微軟Word將檔案轉成PDF,雖然可以直接鎖密碼,但會讓讀者必須輸入密碼才能瀏覽PDF檔。因此比較正確的作法是將Word轉成PDF後,再以PDF編輯軟體鎖住。
然而不幸的是,在我讀研究所的最後一年,正好遇到我們學校採購的Adobe Acrobat到期,就算是學校的公用電腦也沒辦法使用Acrobat,所以這最後一道簡單手續我遲遲無法完成。
這時,Gaaiho Doc可以輕易做到這點。只要到「安全性」>「安全性面板」,在「互動式」內便能依照自己需求替文件加密:
文字、文史工作者
接下來,我出社會後,從事的工作還是文字行業(編輯)。編輯同樣需要資料整理以及PDF裁切功能(比如有時需要把印刷用的PDF檔裁掉出血做後續編輯)。不過在這些功能之中,我認為對編輯工作及文字工作者而言的殺手鐧是「版本比較」。
使用情境:校稿
版本比較功能位於「進階」>「文件處理」>「版本比較」。這功能可以讓你比對兩篇內容很像、僅有數個字改動的PDF檔。這在什麼情況最常發生呢?自然是校稿。
作為一名編輯,在拿到作者或翻譯者給予的初稿後,自然要先潤過,讓行文通順、使用名詞一致,不過在這之中,自然還是時常有名詞使用錯誤或詞語不通順的情形,這時候就需要一、二、三校。只是有時校完稿,美編改完內文,你卻很難快速看出美編有沒有修正所有錯誤。
這時,版本比較功能就相當好用。他會比對內文,直接指出修改之處,讓你可以快速看見有沒有校正。
比如我將之前邀稿的文章輸出為PDF來比較,只要在Gaaiho Doc同時開啟這兩個PDF檔,就可以用「版本比較」功能來選擇這兩個檔案比對。
內文比較會呈現如下:透過版本比較,可以輕易看出兩個類似版本PDF的差別,對時常需處理邀稿的行政人員或編輯而言可說是福音啊!
其他好用功能
其他功能中,我覺得最實用的功能莫過於檢視的部分。Gaaiho Doc有幾種檢視方式,各有妙用。
F9瀏覽
按下F9後,上面的功能表單會暫時消失,然而左側的功能表單會留著,當你仍需要瀏覽書籤,但需要檢視更多PDF頁面的內容時會很好用。
按下後,側邊欄位會隱藏,而上面欄位則會僅剩首排,可以透過ESC解除。這同樣可以讓瀏覽面積更大,不過由於左邊功能列都消失,因此我在使用上比較少用。
購買、使用教學與最新優惠
PDF文電通官網:https://www.gaaiho.com/index.php/zh-tw/
若對PDF文電通有興趣,可以在官網下載專業版,先試用一個月試試看,PDF文電通5專業版試用下載連結:https://store.gaaiho.com/download/suite.aspx
此外,若是對PDF有各種疑問或想知道各種編輯技巧,棣南公司也有架設PDFHome教學網,可以參見內文學習PDF的基礎知識與編輯方式等:https://www.pdfhome.com/
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